12. Формирование дел, их хранение

12.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется как в организационном отделе, так и в структурных подразделениях аппарата Совета депутатов, в зависимости от того, куда были переданы данные документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

12.2. Законченные делопроизводством дела в течение 1-2 лет или другого согласованного в установленном порядке срока остаются в структурных подразделениях аппарата Совета депутатов для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются в архив аппарата Совета депутатов.

12.3. Архивом аппарата Совета депутатов осуществляется сохранность документов, справочная работа по переданным документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата Совета депутатов.

Руководители структурных подразделений аппарата Совета депутатов отвечают за:

- сохранность поступающих к ним документов и информации о них в базе данных;

- соблюдение сроков их хранения (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);

- своевременную подготовку и передачу дел в архив (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел).