Официальный сайт
органов местного самоуправления
органов местного самоуправления
117321, г. Москва, ул. Профсоюзная 154, корп. 2
sdmots@yandex.ru
+7 (495) 338-66-50
Телефоны горячей линии
117321, г. Москва, ул. Профсоюзная 154, корп. 2
sdmots@yandex.ru
+7 (495) 338-66-50
Телефоны горячей линии
6.1. Общие требования к оформлению служебных документов
Служебные документы аппарата Совета депутатов (письма, докладные записки, служебные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями аппарата Совета депутатов (далее по тексту – служебные документы) в соответствии с настоящим разделом.
Правила оформления проектов правовых актов аппарата Совета депутатов изложены в пункте 5.2 настоящего Регламента.
Служебные документы оформляются в текстовом редакторе «Word» с использованием шрифта Times New Roman размером 12-14 кеглей, одинарным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так и без него, должны быть не менее мм:
20 – левое
10 – правое
20 – верхнего
20 – нижнего.
Размеры полей при оформлении документа с оборотной стороны листа мм:
10 – левое
20 – правое
Верхнего и нижние поля остаются без изменений.
Служебные документы в форме писем оформляются на бланках утвержденного образца (далее по тексту – бланки для писем). Письма и иные служебные документы должны иметь определенный состав реквизитов, расположенных в порядке, установленном настоящим разделом.
6.2. Бланки документов
6.2.1. Аппарат Совета депутатов имеет следующие бланки для писем:
- бланк «Аппарат Совета депутатов внутригородского муниципального образования - муниципального округа Теплый Стан в городе Москве», применение указанных бланков допускается главой муниципального округа (лицом, исполняющим обязанности главы муниципального округа).
Для ведения переписки между структурными подразделениями и должностными лицами аппарата Совета депутатов бланки документов не применяются: «внутренняя» переписка оформляется на листах бумаги формата А4 или А5.
6.2.2 Применение бланков документов обязательно при направлении документов за подписью главы муниципального округа в сторонние организации.
6.2.3. Для оформления поручений (заданий) используется бланк:
- «Глава внутригородского муниципального образования - муниципального округа Теплый Стан в городе Москве», применение бланков допускается главой муниципального округа, или лицом, исполняющим обязанности главы муниципального округа;
6.2.4. Бланки документов и писем аппарата Совета депутатов изготавливаются типографским способом на бумаге форматом А4 (210 x 297 мм).
6.2.5. На бланках печатается цветное изображение герба муниципального округа.
6.2.6. Вид, формы и описания бланков утверждаются решением Совета депутатов.
6.3. Реквизиты служебных документов
6.3.1. При составлении и оформлении служебных документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие их юридическую силу, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях, а также созданию предпосылки для машинной обработки информации.
Обязательными реквизитами документов являются: наименование организации (должностного лица) – автора документа, дата и регистрационный номер, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.
Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
6.3.2. Наименование вида документа указывается на всех документах (постановление, распоряжение, заявление, справка и т.д.), кроме служебных писем и «внутренней» переписки.
6.3.3. Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:
- дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов;
- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний.
Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. При «внутренней» переписке реквизит «Дата документа» печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
цифровое оформление даты - 01.02.2011;
буквенно-цифровое оформление даты – 02 февраля 2011.
В протоколах и документах, содержащих сведения финансового характера, предпочтительным является буквенно-цифровой способ оформления даты.
6.3.4. Регистрационный номер документа – это порядковый номер, дополненный индексом дела по номенклатуре дел. Проставляется в специально обозначенном месте – на уровне или после реквизита «дата документа».
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа в обязательном порядке указывается на документах-ответах под датой и номером документа-ответа.
6.3.5. Реквизит «адресат» указывается на отправляемых документах. Документы адресуются в организации, структурные подразделения, конкретному должностному или физическому лицу.
Наименование органа исполнительной власти города Москвы, организации (структурного подразделения) указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При этом при адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, например:
Комитет по туризму города Москвы
Начальнику Общего отдела
И. И. Иванову
Если в качестве адресата выступает руководитель органа (организации), то наименование органа (организации) входит в наименование должности адресата, например:
Руководителю Департамента
здравоохранения города Москвы
И. И. Иванову
При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии.
Переносить инициалы на следующую строку отдельно от фамилии или оставлять на предыдущей строке запрещается.
При направлении письма нескольким однородным организациям их следует указывать обобщенно, например:
Руководителям муниципальных учреждений
При направлении документа нескольким адресатам, но не более четырех, они все указываются в документе один под другим без слова «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен на бланке и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, отмечается.
Если документ направляется как ответ, то первым адресатом указывается автор инициативного письма.
При направлении документа более чем в четыре адреса документ размножается с подписанного экземпляра (подлинника) согласно списку рассылки, при этом адресат указывается обобщенно или на каждом документе указывают только одного адресата. В этом случае адресатам направляются копии документов.
В состав реквизита «адресат» должен входить почтовый адрес, при этом следует соблюдать следующий порядок написания:
- наименование адресата – наименование организации (при адресовании физическому лицу – фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);
- название субъекта федерации;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Главархив города Москвы
ул. Профсоюзная, д.80,
Москва, 117393
или:
Иванову И. И.
ул. Осенняя, д.10, кв. 3,
г. Рязань, Рязанская обл., 390000
Адрес не проставляется на документах, направляемых должностным лицам государственной власти Российской Федерации, а также в органы исполнительной власти города Москвы и должностным лицам Правительства Москвы, Московской городской Думы, префектуры, органов местного самоуправления и управ.
В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются. Допускается центрировать каждую строчку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке.
Реквизит «адресат» печатается на расстоянии 110-120 мм от левого края листа бумаги и на 10-20 мм ниже разделительной полосы между реквизитами бланка для писем при их продольном расположении; на бланках для писем с угловым расположением реквизитов – на 20-40 мм от верхнего края листа.
Допускается выделение реквизита «адресат» полужирным шрифтом.
6.3.6. Заголовок к тексту указывается к каждому документу формата А4. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос «о чем?».
Заголовок печатается от границы левого поля, под реквизитами «дата и регистрационный номер документа» или «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» (на документах-ответах). Длина заголовка в одной строке не должна превышать 80 мм. Допускается выделение заголовка к тексту жирным шрифтом.
6.3.7. Текст письма строится в зависимости от вида (разновидности) документа.
Текст письма должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина, даются ссылки на основополагающие документы, и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй – выводы, предложения, решения или просьбы.
Текст письма допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.
Текст письма должен излагаться четко, последовательно, кратко и не допускать двусмысленного толкования.
При направлении письма в адрес конкретного должностного лица следует начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов «уважаемый» или «уважаемая», например:
Уважаемый Иван Иванович!
В конце текста перед подписью возможно проставление слов «С уважением» (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится), должностное лицо, подписывающего документ, имеет право своей рукой написать фразу «С уважением».
Проект ответа за подписью главы муниципального округа составляется на имя первого лица организации, предприятия, учреждения.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены в нижнем поле листа справа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.
6.3.8. Отметка о наличии приложения, упомянутого в тексте, оформляется по следующей форме:
Приложение: на ___ л. в ___ экз.
Если есть приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, а также указанием адресов, в которые приложение направляется, например:
Приложения:
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
Отметка о наличии приложения печатается от границы левого поля письма, через 1 строчку после текста письма.
6.3.9. Подпись является обязательным реквизитом служебного документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка с указанием должности наименование должности указывать не требуется), личная подпись и его расшифровка (инициалы, фамилия), например:
Глава внутригородского
муниципального образования –
муниципального округа
Теплый Стан в городе Москве И.О. Фамилия
Наименование должности печатается от границы левого поля документа, расшифровка подписи – на уровне последней строки наименования должности.
6.3.10. Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя служебного документа и номер его служебного телефона.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа служебного документа (кроме заявлений в суды) в левом нижнем углу, под фамилией и инициалами ставится номер телефона исполнителя без указания слова «телефон» или «тел». Оформляется с использованием шрифта размером на 2 – 4 кегля меньше, чем текст документа, например:
Николаева Т.Д.
8-499-111-11-11
6.3.11. Виза согласования проставляется на проектах служебных документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными структурными подразделениями, должностными лицами (внутреннего согласование).
Формой внутреннего согласования является визирование служебных документов. Виза включает личную подпись визирующего, его расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего.
При наличии замечаний по служебному документу согласование оформляют следующим образом: «замечания прилагаются» или «с замечаниями по пункту...» (при внесении замечаний в текст документа), подпись, его расшифровка, дата.
Визы согласования должны проставляться на подлинниках служебных документов, за исключением отправляемых документов, которые визируются на копиях.
6.3.12. Применение печатей.
На служебных документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику.
6.3.13. Аппарат Совета депутатов для обеспечения деятельности имеет:
- гербовую печать «Аппарата Совета депутатов внутригородского муниципального образования - муниципального округа Теплый Стан в городе Москве» с изображением герба муниципального округа Теплый Стан в городе Москве;
- простую круглую печать «Для документов».
6.3.14. Гербовой печатью аппарата Совета депутатов заверяется подпись главы муниципального округа (или лица, его замещающего) на документах, требующих особого удостоверения: ходатайства, характеристики, справки о стаже работы, трудовые книжки, штатное расписание аппарата Совета депутатов и изменения к нему, финансовые документы, доверенности, положения, муниципальные контракты, договоры и т.д.
Гербовая печать хранится у главы муниципального округа либо лица, исполняющего его обязанности.
6.3.15. Печать «Для документов» применяется для заверения подписи ответственных специалистов аппарата Совета депутатов на копиях документов различных документах кадрового характера, на выписках из протоколов.
Печать хранится у муниципального служащего, ответственного за кадровое делопроизводство.
6.4. Заверение копий служебных документов
Копия служебного документа заверяется муниципальным служащим, на которого возложено делопроизводство.
Заверительная надпись (или штамп) «Копия верна» проставляется ниже реквизита «Подпись» и составляется по форме:
Верно (Копия верна)
должность личная подпись расшифровка подписи
дата заверения копии
Заверительная надпись удостоверяется печатью «Для документов».
Заверительная надпись указывает, кем и когда изготовлена копия, печать придает копии документа юридический статус.
Выдавать заверенные копии документов, авторами которых являются глава муниципального округа, или лицо, его замещающего, разрешается только с их согласия.
Запрещается выдавать заверенные копии документов вышестоящих и иных организаций.
6.5. Оформление доверенности
Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий главы муниципального округа на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному должностному лицу и служащим органов исполнительной власти города Москвы.
Срок действия доверенности определяется главой муниципального округа или лицом, исполняющим его обязанности, и не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
Доверенность оформляется на бланке «Аппарат Совета депутатов внутригородского муниципального образования - муниципального округа Теплый Стан в городе Москве».
Обязательные реквизиты доверенности:
- регистрационный номер и дата выдачи;
- заголовок «Доверенность»;
- должность, фамилия, имя, отчество (полностью) муниципального служащего;
- перечень передаваемых полномочий;
- срок действия доверенности;
- подпись главы муниципального округа;
- гербовая печать.
Дополнительные реквизиты (для ведения гражданских дел):
- паспортные данные уполномоченного лица;
- образец подписи уполномоченного лица.
Регистрацию и выдачу доверенностей, а также учет полномочий по доверенностям ведет муниципальный служащий аппарата Совета депутатов, на которого возложено делопроизводство.