8. Организация работы с корреспонденцией

8.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции

8.1.1. Прием и отправка корреспонденции в аппарате Совета депутатов осуществляется следующими способами:

- через почтовое отделение;

- нарочными, курьерами;

- лично;

- с использованием факсимильной связи;

- с использованием электронной почты.

8.1.2. Прием и отправка корреспонденции в аппарате Совета депутатов производится централизованно, за исключением факсимильной, телефонной связи и электронной почты.

Корреспонденция, переданная (полученная) с использованием факсимильной связи и электронной почты без использования в установленном порядке технологии электронной подписи, не имеет юридической силы, поэтому указанные способы не могут быть использованы для передачи корреспонденции, требующей удостоверения подлинности документа.

8.1.3. Порядок регистрации и прохождения корреспонденции, поступившей в аппарат и отправляемой из аппарата Совета депутатов любым из перечисленных способов, устанавливается настоящим разделом.

8.1.4. Централизованный прием, первичную обработку, доставку и отправку корреспонденции осуществляет муниципальный служащий, на которого возложено делопроизводство.

Допускается применение факсимильной связи и электронной почты для приема и отправки корреспонденции, не требующих централизованной регистрации либо с последующей их регистрацией, с использованием специальной аппаратуры, установленной в аппарате Совета депутатов.

8.1.5. При приеме нарочных служебных документов на копии документа ставится штамп аппарата Совета депутатов с указанием даты приема и подпись муниципального служащего, на которого возложено делопроизводство.

8.1.6. Служебные документы и обращения граждан, лично передаваемые, принимаются только при вскрытых конвертах.

8.1.7. Корреспонденция, поступившая на факс-автомат в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, передается специалисту, на которого возложено делопроизводство, для его обработки не позднего 9.30 следующего рабочего дня и подлежит регистрации в первоочередном порядке.

8.1.8. При приеме корреспонденции проверяется правильность адресования и целостность упаковок.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю с пояснением причины возврата не позднего 3 рабочих дней с момента получения.

8.1.9. Все конверты с корреспонденцией, поступившей в аппарат Совета депутатов, вскрываются (за исключением поступивших от должностного лица в адрес должностного лица аппарата Совета депутатов и содержащих пометку «лично», а также корреспонденции на иностранном языке, которые передаются должностным лицам аппарата Совета депутатов в нераспечатанном виде).

При вскрытии конвертов с корреспонденцией проверяется наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).

В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов, корреспонденция возвращается отправителю с указанием причин возврата.

8.1.10. Анонимные документы рассмотрению не подлежат.

8.1.11. На всей корреспонденции, поступившей до 16.00 текущего дня, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (даты поступления).

На корреспонденции, поступившей после 16.00, проставляется штамп с указанием даты следующего рабочего дня.

8.1.12. На корреспонденцию, требующую срочного рассмотрения, проставляется штамп с указанием даты текущего дня (дня поступления) вне зависимости от времени их поступления, доставка главе муниципального округа осуществляется незамедлительно.

8.1.13. Отправка корреспонденции из аппарата Совета депутатов производится после регистрации документа.

При отправке корреспонденции из аппарата Совета депутатов проверяются наличие:

- адреса с индексом;

- исходящего номера;

- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

- указанных в тексте приложений;

- подписи.

8.1.14. Муниципальный служащий, на которого возложено делопроизводство, в случае неправильно оформленной корреспонденции имеет право:

- вернуть документ исполнителю с указанием ошибки;

- пригласить исполнителя к себе по документам срочного характера для исправления допущенной ошибки.

8.1.15. При отправке корреспонденции заполняются регистры.

Корреспонденция срочного характера, корреспонденция, по которой установлен срок исполнения от 1 до 5 дней, отправляются внешним адресатам по электронной почте, или исполнителем собственноручно, если поручения по исполнению (резолюции) корреспонденции требуют оперативного решения.

8.1.16. Выдача корреспонденции на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в корреспонденции или в связи с их отзывом по просьбе заявителя.

Выдача производится муниципальным служащим, на которого возложено делопроизводство.

Выдача корреспонденции из архива производится муниципальным служащим, на которого возложено делопроизводство с разрешения главы муниципального округа под роспись в журнале.

8.2. Регистрация корреспонденции

8.2.1. Регистрации подлежит вся корреспонденции, требующая учета и использования в справочных целях.

8.2.2. Регистрация корреспонденции осуществляется в аппарате Совета депутатов в автоматизированном либо ручном режиме.

Моментом регистрации корреспонденции считается момент фиксации факта поступления корреспонденции путем проставления на корреспонденции регистрационного номера и занесения необходимых сведений о корреспонденции в автоматизированный банк регистрационных данных либо в журнал регистрации входящей корреспонденции.

8.2.3. Прием (передача) телефонограмм, адресованных главе муниципального округа, производится муниципальным служащим, на которого возложено делопроизводство, с регистрацией телефонограмм в специальных журналах.

8.2.4. Документы, поступившие главе муниципального округа в ходе приема представителей организаций и граждан, по которым указанные должностные лица дали поручения (проставили резолюцию), подлежат регистрации муниципальным служащим, на которого возложено делопроизводство до направления исполнителям в соответствии с распределением обязанностей.

8.2.5. В случае регистрации в аппарате Совета депутатов документа по вопросу, ранее рассматриваемому, для подготовки проекта резолюции и принятия решения о процедуре исполнения повторных документов в соответствующие структурные подразделения аппарата Совета депутатов (должностным лицам) вместе с документами направляется информация в виде справки, содержащаяся в базе данных аппарата Совета депутатов.

Повторными считаются документы, поступившие в аппарат Совета депутатов по одному и тому же вопросу из одной организации или от одного и того же частного лица (группы лиц) в течение года, считая от даты первичной регистрации документа в аппарате Совета депутатов, и, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, а также если первоначальное решение вопроса, содержащегося в обращении, не удовлетворило организацию или заявителя.

8.2.6. Муниципальные служащие, участвующие в процессе создания, регистрации и хранения корреспонденции, несут ответственность за сохранность, как самой корреспонденции, так и информации о ней в базах данных, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на его получение.

8.2.7. Передача корреспонденции по факсу производится муниципальным служащим, на которого возложено делопроизводство.

8.3. Рассмотрение корреспонденции

8.3.1. Рассмотрение корреспонденции в аппарате Совета депутатов предполагает передачу корреспонденции главе муниципального округа или лицу, исполняющему его обязанности, для принятия решения по его исполнению, подписание резолюции.

8.3.2. Первичное рассмотрение корреспонденции с последующим вводом информации в базу данных производится в трехдневный срок с момента регистрации корреспонденции в аппарате Совета депутатов.

8.3.3. Результаты рассмотрения корреспонденции отражаются в резолюциях.

Корреспонденция может иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать первую и противоречить ей, в них должен конкретизироваться порядок исполнения корреспонденции, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения установленного первой резолюцией) и исполнитель.

Допускается возможность повторного рассмотрения корреспонденции при изменении обстоятельств дела. В этом случае корреспонденция вновь направляется главе муниципального округа или лицу, исполняющему его обязанности, должностному лицу, и указанные лица имеют право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

8.3.4. Корреспонденция направляется на исполнение в соответствии с резолюциями.

8.3.5. Муниципальный служащий, на которого возложено делопроизводство, обеспечивает соисполнителей поручений главы муниципального округа или лица, исполняющего его обязанности, необходимым количеством копий.

8.4. Подготовка и оформление резолюций

8.4.1. Резолюция оформляется на простом листе формата А4 и скрепляется с корреспонденцией. Резолюция может быть оформлена и на самой корреспонденции.

8.4.2. В состав резолюции входят следующие элементы:

- исполнитель (фамилия и инициалы муниципального служащего (муниципальных служащих), которому дается поручение);

- содержание поручения (или нескольких поручений);

- срок исполнения поручения (в случае наличия нескольких поручений для каждого исполнителя свой).

Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы муниципальных служащих, которым данная корреспонденция направляется для информации или участия в решении вопроса (при необходимости).

Рядом с фамилией муниципального служащего, на которое возлагается контроль за ходом исполнения корреспонденции, делается пометка – «Контроль».

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель («отв.»), либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

При наличии в резолюции нескольких ответственных исполнителей каждый из них докладывает о выполнении поручения главе муниципального округа самостоятельно.

Если срок исполнения в резолюции не указан, это означает, что исполнение предусмотрено в течение 30 дней.

8.5. Оформление исходящей корреспонденции

8.5.1. Исходящая корреспонденция (в том числе и инициативная) подписывается главой муниципального округа (лицом, исполняющим его обязанности).

8.5.2. Исходящая корреспонденция оформляется на бланках писем в соответствии с требованиями, изложенными в настоящем Регламенте.

8.5.3. При представлении главе муниципального округа (лицу, исполняющему его обязанности) подготовленного ответа должно прикладываться соответствующего входящего письмо.

8.5.4. Исходящая корреспонденция принимается к отправке: в случае направления в один адрес – в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам – в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на корреспонденции плюс два.

Экземпляр исходящей корреспонденции (копия), остающийся в деле аппарата Совета депутатов должен быть завизирован исполнителем.

Исходящая корреспонденция передается для отправки полностью оформленной.

8.5.5. После исполнения корреспонденции исходящим номером ответа является его входящий номер, данный при первичной регистрации.

8.6. Формирование дел, их хранение, организация справочной работы

8.6.1 Формирование дел, их хранение, справочная работа по корреспонденции, централизованно зарегистрированной в аппарате Совета депутатов (как входящей, так и исходящей) осуществляется муниципальным служащим, на которого возложено делопроизводство.

8.6.2. Муниципальные служащие аппарата Совета депутатов отвечают за:

- сохранность поступающей к ним корреспонденции и информации о ней в базе данных:

- соблюдение сроков хранения (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел);

- своевременную подготовку и передачу дел в архив аппарата Совета депутатов (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел).

8.6.3. Законченные делопроизводством дела в течение двух лет или другого, согласованного в установленном порядке срока, остаются в структурных подразделениях аппарата Совета депутатов для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются в архив.

Оформление дел для передачи в архив производится муниципальным служащим, на которого возложено делопроизводство.

8.7. Особенности работы с обращениями граждан

Организация работы с обращениями граждан в аппарате Совета депутатов осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и настоящим Регламентом.

Работа с телефонными обращениями граждан осуществляется муниципальным служащим, на которого возложено делопроизводство.

Регистрация телефонных обращений граждан, взятых на контроль, осуществляется муниципальным служащим, на которого возложено делопроизводство.

Информация по телефонным обращениям граждан заносится в базу данных в день их регистрации.